добавить в избранное


 




Спецпроект: АНТИКРИЗИС. Что нам стоит всех построить?

В период кризиса порядок в документообороте важен как никогда. Ведь принять верное оперативное решение можно только тогда, когда из разрозненных сведений удается сформировать полноценную информационную картину. На бухгалтера в этот трудный момент ложится особая ответственность, поскольку финансовый порядок в компании поддерживается в основном благодаря ему.

Тучи сгущаются

Если у предприятия систематически возникают проблемы с получением, обработкой, хранением информации и составлением отчетности, то в период экономической рецессии у него обязательно начнутся трудности. Рассмотрим, с каких направлений предприятию в период кризиса следует ждать неприятностей в первую очередь.

Налоговая активизация

Угрозы. Сегодня налоговые органы действуют активно и напористо. Инспекции пачками рассылают уведомления об уплате налогов, которые по каким-либо причинам не были доплачены либо просто оказались не разнесенными по лицевым счетам налогоплательщика. А представителям компании приходится доказывать, что у них все в порядке. И дело здесь не в том, что инспекторы стали лучше выполнять свои обязанности. Проблема в том, что многие организации через три-четыре месяца могут просто уйти с рынка, не выстояв в непростой экономической ситуации. А это значит, что в интересах налоговиков собрать с предприятий, пока они еще на плаву, причитающиеся казне средства, иначе потом это сделать будет проблематично. Поскольку полномочия ИФНС широки, бухгалтер обязан отвечать на любой вопрос ее представителей оперативно и грамотно. Поэтому документооборот бухгалтерской и налоговой отчетности должен быть отлажен. В противном случае, если компания увязнет в разбирательствах с инспекторами, на решение остальных «кризисных» задач у нее не останется ресурсов.

Рекомендации. Какие же отчеты проверяются в первую очередь? Прежде всего, это отчетность по НДС, затем по «зарплатным» налогам, следом по налогам на прибыль и на имущество. Поэтому необходимо проверить, чтобы книги покупок и продаж, а также журналы выставленных и полученных счетов-фактур были в порядке. Самый главный совет, который в наше неспокойное время актуален как никогда — не отправляйте отчетность по почте! Иначе в случае ошибки инспекторы заморозят счет компании. Итак, отметка о приеме, сделанная налоговиками — это надежная защита от недоразумений и наилучший способ предупредить возможную блокировку счета.

Оперативная картина

Угрозы. Еще одно правило, актуальное в период экономического спада, звучит так: необходимо регулярно и оперативно формировать достоверную картину текущего состояния дел на предприятии. Причем делать это следует ежедневно. Каков размер дебиторской задолженности, сколько фирма должна своим кредиторам, нет ли просроченной задолженности по кредитам коммерческим банкам или по лизинговым платежам за производственное оборудование или машины — все это необходимо непрерывно отслеживать. Ведь если оборудование изымут за долги, то работать будет просто не на чем. Таким образом, наладить оперативное поступление и обработку документов — в интересах не только самого главного бухгалтера, но и всей компании. Поэтому в постановке документооборота должны быть задействованы все сотрудники предприятия.

Рекомендации. Наладить регулярное поступление документов не так уж трудно. На каждом предприятии есть человек, который занимается определенным, отдельно взятым видом хозяйственных операций: один отвечает за автотранспорт и оформляет КАСКО и ОСАГО, другой обеспечивает офис необходимыми вещами (туалетной бумагой и карандашами). Эти люди и должны отвечать за поступление документов по своим участкам. Главному бухгалтеру и руководителю следует обозначить центры ответственности и определить, кто из сотрудников и в какие сроки должен предоставлять соответствующие отчеты в бухгалтерию. Учтите: для того, чтобы отучить от безалаберности персонал, возможно, придется прибегнуть к жестким мерам. Например, менеджер транспортного отдела некоей российской фирмы две недели «мариновал» счет на оплату КАСКО по дорогому автомобилю, а потом забыл про него вовсе. Камешек в лобовое стекло машины моментально возвратил память сотруднику, а заодно облегчил его карман на несколько тысяч долларов. Поэтому предупредите об ответственности за невыполнение этих обязанностей и закрепите новые требования в должностных инструкциях соответствующих сотрудников.

Консервативность рынка

Угрозы. Третья причина, по которой документооборот не должен быть в беспорядке, заключается в том, что по бухгалтерии контрагенты зачастую судят о положении дел в компании и о том, стоит ли вообще иметь с ней дело. Здесь можно отметить весьма распространенную в нынешние дни проблему, а именно взаимодействие отдела продаж и бухгалтерской службы предприятия. Этому аспекту деятельности фирмы стоит уделить особое внимание.

Какие же на практике возникают трудности из-за неслаженности между бухгалтерией и отделом продаж, и как оптимально выстроить работу этих подразделений? Рассмотрим два примера. В первом случае предприятие взаимодействует с покупателями и заказчиками исключительно по предоплате, а во втором реализация происходит с одновременным предоставлением значительных отсрочек по платежам.

Вариант 1. Утром деньги — вечером стулья

Предприятия, работающие по принципу предварительной оплаты, в 90% случаев ведут коммерческую деятельность уже давно, и им вполне по силам диктовать условия своим покупателям. Как правило, они предоставляют услуги, альтернативы которым зачастую просто нет на рынке. Такие компании обычно владеют значительными профессиональными ресурсами, эксклюзивной разрешительной документацией, сертификатами и лицензиями, что позволяет им работать стабильно даже при появлении конкурентов. Ведь покупателей полно — их хватит на всех. Клиенты таких фирм платят исправно и сами присылают копии платежных поручений с отметкой банка, дабы по возможности ускорить получение продукции. Бухгалтерии же, как правило, остается только подтвердить, дошли ли деньги до родного расчетного счета. Нередко отдел продаж в таких компаниях не слишком-то охотно сотрудничает с бухгалтерией, считая, что это подразделение тратит заработанные деньги на непонятные налоги. Это представление, естественно, в корне неверно.

Разберем ситуацию на примере одного холдинга, разрабатывавшего системы пожаротушения, вентиляции и сигнализации для крупнейших российских структур вроде Центрального банка РФ, Сбербанка и РЖД. В этой организации менеджеры склада самостоятельно выписывали накладные и счета-фактуры крупнейшим клиентам. Все бы ничего, но вот к одному из покупателей пришла с проверкой Федеральная таможенная служба, которая, проверив документы на поставляемую аппаратуру, установила, что это контрабанда, а значит, подлежит изъятию. Разумеется, проверяющих прямиком отправили в офис и на склад поставщика. Там — та же картина, руководитель в панике, все идет к возбуждению уголовного дела по факту преступления.

К счастью, до этого дело не дошло, поскольку благодаря содействию сотрудников бухгалтерии удалось во всем разобраться. Оказалось, что в передаваемых счетах-фактурах было указано четыре сегмента вместо пяти, а пятый, в котором указывался номер таможенного поста, был попросту проигнорирован менеджерами склада, которые посчитали его неважным и ненужным, да и в остальных четырех элементах также были допущены неточности. Так, например, для одного из товаров дата поступления на таможенный пост была указана как 31 февраля 2008 г. Вот прямо так: 31.02.08. Представьте себе, если такой же порядок выставления документов будет применяться и во время кризиса, когда активизировались абсолютно все фискалы. Так что уделите самое пристальное внимание не только организации документооборота, но и выписке расчетных документов. Доверять это некомпетентным людям — все равно, что выписывать их дважды, только второй раз через ОБЭП.

Рекомендации. Сотрудники, имеющие право выписывать расчетные документы, которые минуют бухгалтерию, должны быть оформлены на полставки бухгалтерами и под подпись ознакомлены с правилами выписки счетов-фактур и накладных. Такое положение дел необходимо отразить и в их должностных инструкциях. В этом случае сотрудники будут работать тщательнее, особенно если заключить с ними договор о материальной ответственности. В крайнем случае, если ресурсы позволяют, можно взять в штат бухгалтера, который будет проверять ГТД и другие документы ВЭД.

Вариант 2. Утром стулья — вечером деньги

Здесь предполагается, что фирма ведет активную борьбу за рынок. Это возможно в тех случаях, когда предприятие только начинает свою деятельность, либо действует в условиях сильной конкуренции, либо на рынке полным-полно товаров-заменителей. Наиболее часто такое положение дел складывается в сфере оптовой торговли, особенно сейчас, когда российский рынок завален дешевым импортом ТНП. Здесь приоритетен сам факт отгрузки продукции, поскольку нужно сначала «привязать» покупателя. И побороть конкурентов поможет только слаженная и упорная работа, ведь любой сбой, будь то некачественный товар, неудобная упаковка, нерегулярная поставка с большим процентом отказов из-за элементарной нехватки товаров, неприветливая бухгалтерия — все это запросто может привести к разрыву налаженных связей, поскольку более сговорчивые и щедрые в очереди стоят. А уж в кризис-то и подавно: выбирай — не хочу!

Скорее всего, расчетные документы покупателям выставляют сотрудники отделов продаж, а дальше без помощи бухгалтерии им просто не обойтись, поскольку в некоторых случаях они попросту не знают, как поступить. За примерами далеко ходить не надо.

Немало трудностей у таких работников может вызвать возврат товара при приемке, если он оказался не того качества либо просто застоялся на полках магазина, и его придется возвращать поставщику. Лучше бухгалтера никто не знает, как правильно оформить такую операцию, чтобы в учете обеих компаний она получила непротиворечивые толкования.

Приведем характерный пример. Некая организация-покупатель отразила у себя факт возврата как уменьшение прихода, а поставщик зафиксировал в своей отчетности покупку товара или обратную реализацию. Проблема возникла несколько позднее, когда пришла пора подсчитать обороты и вычислить годовой бонус поставщика. А возвратов набралось очень много, поскольку поставки были в основном сезонные, сориентированные на памятные даты — вроде форм для куличей к Пасхе, которые в июне весьма нелепо смотрятся на торговом прилавке гипермаркета.

Рекомендации. Тут выход очень простой — чтобы привести к единообразию учет поставщика и покупателя, сразу после операции проведите сверку расчетов, благо в этом контрагент отказать не может. Все это ни в коем случае нельзя отдавать на откуп отделу продаж, здесь обязателен контроль со стороны бухгалтерии.

Бывает и так, что отдел продаж ждет оплаты выставленных накладных, а денег все нет, хотя сроки по договору прошли и уже довольно давно. Такая ситуация обычна тогда, когда покупатель оказывает встречные услуги — например, проводит маркетинговые исследования или предоставляет промо-места для товаров поставщика. В результате часть взаиморасчетов «уходит» во взаимозачеты, которые по однородным требованиям могут быть односторонними. Так сказано в ст. 410 ГК РФ. Проблема в том, что отдел продаж об этом может и не знать, в результате чего он будет напрасно теребить покупателя, прося наконец-то оплатить поднакопившиеся счета. Без бухгалтера тут не обойтись и только он может документально проверить, что и за что ушло во взаимозачеты. Он также сумеет на основании первичных документов скорректировать график предстоящих поступлений денежных средств.

Рекомендации. Что можно посоветовать при работе с такими сложными контрагентами, да еще и в период кризиса? В первую очередь — пересмотреть бонусную систему «продажников» и обязать их сверяться с собственной бухгалтерией. Информация, передаваемая руководству компании, должна быть заверена не только бухгалтером, но и коммерческим директором. Меры жесткие, но в кризис по-другому нельзя.

Можно дать и еще одну рекомендацию. Чтобы не звонить постоянно контрагентам с просьбой исправить и передать правильный счет-фактуру, включите в договор пункт, согласно которому в случае отказа налоговой в вычете НДС по их счету-фактуре или накладной, штрафные санкции ваша организация предъявит контрагенту. Сделайте акцент на этом пункте, оформив к стандартному договору поставки протокол разногласий, в котором прописан порядок компенсации налогового штрафа. Один из отечественных гипермаркетов «излечил» таким способом немало забывчивых поставщиков. Разумеется, свои правильные реквизиты и образец их занесения в счет-фактуру необходимо приложить к протоколу.

Проблема проблем современного офиса — своевременное и оперативное взаимодействие отдела продаж и бухгалтерской службы предприятия.

Роковые 10 метров

Угрозы. Заметим, что формирование достоверной картины финансового состояния предприятия — не единственная задача, стоящая перед системой документооборота.

Поступление расчетных документов с большим опозданием — явление для бухгалтерии неприятное, но неновое. Обычно с задержками поступают бумаги от поставщиков, которые по различным причинам не успевают доставить их в ваш офис или просто передать их факсовую копию, чтобы позже направить оригинал. Скажем больше: порой бухгалтер и не подозревает, что каких-то документов может не хватать.

Совсем другое дело — несвоевременное поступление или попросту отсутствие расчетных документов, выписанных собственными менеджерами. Нередки случаи, когда бухгалтерия узнавала о существовании акта выполненных работ только при проведении сверки взаиморасчетов с одним из своих покупателей спустя полгода после оказания услуг по разработке строительной документации. Стоимость выполненных работ составила около 400 тыс. руб., включая 18%-ный НДС. Недоплата налогов предприятием по этому документу составила 150 тыс. рублей, поскольку отчитывалась компания как прибыльная в том налоговом периоде, к которому относился указанный акт. Недоплаченными в бюджет оказались НДС в размере порядка 60 тыс. руб., поскольку фирма работала с поставщиком по постоплатной системе и аванса не получала, и налог на прибыль — около 80 тыс. руб. плюс пени по обоим налогам.

Самое интересное в этой ситуации оказалось то, что подписанный двухсторонний акт выполненных работ все эти полгода лежал в десяти метрах от бухгалтера, проводящего реализацию. Он находился на рабочем столе руководителя проектного отдела, который просто не посчитал нужным передать документы в бухгалтерию, поскольку покупатели не прислали ему копию платежного поручения об оплате данных проектных работ.

Рекомендации. Как избежать подобной неразберихи и что конкретно нужно сделать, дабы избежать впредь подобного недопонимания? Практика показывает, что действенные меры существуют. Так, на одном из предприятий был введен следующий регламент:

  • Каждый расчетный документ поступает в бухгалтерию через регистрацию у секретаря в специальном журнале. Сделать такой журнал совсем нетрудно, зато он позволяет точно отследить, когда и от кого поступили бумаги.
  • Документы, которые выходят из организации, но которые при этом не должны обязательно визироваться главным бухгалтером, с определенной даты придется визировать. Тогда не будет больше услуг, о которых он не знал, и не будет больше уточненных деклараций.
  • Если все-таки порядок подобным образом навести не удается, выход только один — депремирование провинившегося сотрудника за невыполнение распоряжений руководителя организации. И на эту же сумму должен премироваться исполнитель, переделывающий декларации.

Подобные меры были введены в крупном российском холдинге, специализирующимся на строительно-монтажных работах, и неразбериха уже через полгода была ликвидирована.

Заметим, что описанная ситуация, будучи зафиксированной налоговыми органами, обернулась бы для компании штрафом в объеме от 20% до 40% за неуплаченные налоги плюс санкции за искажение бухгалтерской отчетности да плюс еще возможные судебные издержки. Таким образом, расходы могут составить как раз всю сумму заработанных от исполнения контракта денег, поскольку придется подавать уточненные декларации по налогам. Это всегда привлекает внимание налоговых органов, которые не заставят себя долго ждать и придут с проверкой на такое «забывчивое» предприятие и обязательно что-нибудь найдут метрах в десяти от бухгалтерии. В период кризиса вообще лучше не возбуждать лишний раз налоговые органы, поскольку, как мы уже говорили в самом начале, у них и без того активность повысилась.

Избегайте нелепостей

Все, что было описано выше — это просто примеры обычной практики работы отделов внутри предприятия, которые в период экономического спада обостряются. Теперь поговорим о специфике именно кризисного времени. Вот пример несогласованных действий персонала, которые могут привести к печальным последствиям для фирмы.

У одной компании через месяц после начала кризиса сформировалась группа дебиторов, имеющих задолженность в размере 35–40 тыс. рублей, и никто из них платить и не собирался, ссылаясь на кризис. Фирма решила каким-либо образом ускорить получение денег. Были составлены исковые заявления в адрес каждого дебитора с точным расчетом суммы основного долга, которую рассчитать легко, поскольку она автоматически формируется бухгалтерской программой. Вот только сумма пеней по каждому контрагенту была прикинута, что называется «на глазок», поскольку 35-40 тыс. — это порядка пятнадцати актов выполненных работ с разными сроками начала исчисления пеней по каждому. Сделаны эти документы были только для того, чтобы постращать контрагентов в надежде образумить их, но в результате несогласованности документооборота внутри компании их направили по судам. Вряд ли арбитрам понравиться такая небрежность.

На практике был также случай, когда смету с обоснованием расчета себестоимости переправили по электронной почте контрагенту, который предложил определенную цену за некие образовательные услуги. Рентабельность сделки оказалась неудовлетворительной — менее 5% — и в соответствии с внутренними нормами фирмы на основании служебной записки главный бухгалтер рекомендовал от сделки отказаться. Представьте изумление автора этих строк, когда финансовый директор компании-контрагента через полчаса после составления служебной записки перезвонил и начал ее комментировать.

Рекомендации. В компании обязательно должен быть регламент обращения и с внутренними документами, которые свободно гуляют по внутренней сети компании и могут всплыть там, где не нужно. А если уходящий сотрудник просто распечатает переписку и передаст конкурентам? За нарушения регламента электронного документооборота нужно наказывать не менее жестко.

Если у предприятия есть проблемы с получением, обработкой, хранением информации и составлением отчетности, то у него обязательно возникнут сложности в кризис.

Точка отсчета

В современном бизнесе отдел продаж и бухгалтерия в одной и той же компании подчас могут работать практически автономно. Однако ни к чему хорошему это не приведет. В любом случае только «ручная настройка» совместной работы позволит фирме избежать проблем с покупателями, предупредить претензии налоговых органов и сохранить нормальный микроклимат внутри организации. Если в спокойные времена еще допускались небольшие «непонятки» с контрагентами, то в теперешней ситуации просто необходимо навести порядок, и вы наверняка избежите тех неприятностей, которые мы описали выше. не надо тратить время на поиски виноватых — гораздо проще и быстрее построить систему документооборота заново и такую, какую нужно именно вам.

Так что будьте бдительны, раз уж вам довелось работать в период кризиса на такой непростой должности, как бухгалтер, и помните, что порядок на предприятии начинается именно с вас.

 

 

Автор, источник:

Дмитрий Васильев
Журнал "Расчёт" 

Отзывы

Добавить отзыв

Имя *
E-mail
Текст сообщения *
Код подтверждения код подтверждения
* поля, обязательные для заполнения

Читайте также:

Антикризисные налоговые меры на 2009 год

В конце 2008 года российские власти приняли решение стимулировать экономику в период кризиса через ряд налоговых льгот. В беспрецедентно короткие сроки российский парламент рассмотрел и принял ...
подробнее

ЕНВД: радикальные изменения с 1 января 2009 года

Президент Российской Федерации подписал Федеральный закон от 22 июля 2008 года N 155-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации». Пункты 16 – 20 статьи 1 ...
подробнее

Тест драйв систем по бюджетированию

Сегодня на российском рынке представлено около десятка «продвинутых» систем по бюджетированию. Какой из них отдать предпочтение финансовому директору? За прошедший год чаще всего в тендерах на ...
подробнее

Учет подарков для персонала

«Прибыльный» сувенир Как известно, по договору дарения передаются вещи – ценные бумаги, деньги и иное имущество. Об этом говорится в статье 572 Гражданского кодекса. Списывать стоимость подарков в ...
подробнее

Финансовая модель и архитектура бюджетирования

Цели и задачи бюджетирования Главный смысл бюджетирования сводится к повышению финансово-экономической эффективности и финансовой устойчивости предприятия путем координации усилий всех подразделений ...
подробнее


добавить в избранное
©2007 Be-Go.ru
Rambler's Top100
оптимизация и раскрутка сайтов Новосибирск  Cosmos.web